Zeitmanagement für Kursleiter

Das Geheimnis beim Zeitmanagement ist, für sich selbst ein funktionierendes Ordnungsprinzip zu schaffen. So umfasst Zeitplanung immer den Blick vom Großen ins Kleine und beginnt damit eine Jahresübersicht, die die Ferien, Feiertage, aber auch die Kursabschnitte im Blick hat, anzulegen. Von hier ausgehend dann eine Halbjahresplanung, um z. B. die Modulplanung im Blick zu behalten, um sich schließlich auf die Wochen- und Tagespläne zu fokussieren.

Das ist wichtig, weil man so einen groben Überblick über die nötigen Aufgaben, Tätigkeiten und Aktivitäten erhält und ihnen passende Zeitfenster zuordnen kann. Gerade bei dem modularen Aufbau der Integrations- oder auch Alphabetisierungskurse ist dieser Blick vom Großen ins Kleine äußerst hilfreich.

Für Kursleiter ist es beispielswiese wichtig, neben der alltäglichen Unterrichtplanung auch das Fernziel, die Prüfungsvorbereitung, im Auge zu behalten. Beim Zeitmanagement geht man davon aus, immer zuerst die vordringlichen Aufgaben zu erledigen. Das heißt, anstatt gehetzt irgendwie schnell den Unterricht drauflos zu planen, und im schlimmsten Fall zu kopieren, was das Zeug hält, gilt es, sich die Zeit zu nehmen und das Zutuende erst einmal zu strukturieren. Denn nur das wirklich Wichtigste sollte die Reihenfolge der Arbeit bestimmen.

Prioritäten setzen, ist also ein weiteres Stichwort und Prioritäten hängen wiederum vom eigenen Ordnungssystem ab. Die so genannte ALPEN-Methode ist ein Modell, auf das man sich dabei stützen kann. A bedeutet alle Aufgaben erst einmal auflisten, L, die Länge der Tätigkeiten festlegen, P, Pufferzeiten für Unvorhersehbares einrechnen, E, eine Entscheidung über die Priorität treffen und schließlich N, eine Nachkontrolle durchführen und Unerledigtes übertragen.

Die Prioritäten festlegen, ist oft nicht einfach, aber auch hierbei gibt es Möglichkeiten. So hilft es beispielsweise sich zu fragen, welche von den Aufgaben ist angenehm, macht Spaß oder ist am Interessanten, um damit dann zu beginnen. Es geht auch andersherum: Welche, von den vor mir liegenden Aufgaben ist schwierig? Falls man bereits mit diesen Entscheidungen überfordert ist, könnte man einfach, mit dem, was oben auf liegt, beginnen. Ein Trick, der vor allem den chronischen Aufschiebern hilft.

Ein weiteres Element erfolgreichen Zeitmanagements ist der Umgang mit Ordnungssystemen, um Such- und Auswahlzeiten zu verkürzen. Dabei helfen Ablagesysteme, die beispielsweise nach Niveaustufen, Themen, Aufgabentypologien oder Testformen angelegt sind. Auch Projekte und Unterrichtseinheiten auszuwählen und entsprechend abzulegen, die auch in anderen Gruppen wiederholbar sind, spart Zeit. Wobei grundsätzlich gilt: Weniger ist mehr - die Materialauswahl sollte unbedingt begrenzt werden.