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September 2021

telc Systemumstellung

Handlungsempfehlungen für telc Lizenzpartner (Update 27.09.2021)

Liebe Kundinnen, Kunden und Partner der telc gGmbH,

seit unserer leider unvollständigen Systemumstellung vor einigen Wochen konnten wir mittlerweile große Fortschritte erzielen. Gemeinsam mit unseren Dienstleistern konnten wir alle Probleme identifizieren und bearbeiten. Wir tun alles in unserer Macht stehende, Ihnen eine vollfunktionsfähige Community zur Verfügung zu stellen und Ihr Vertrauen wiederzugewinnen.

Es ist nun wichtig, dass wir gemeinsam die temporären manuellen Prozesse wieder beenden und uns auf die schnelleren, automatischen verlassen. Dazu ist es wichtig, dass Sie telc Prüfungen wieder über die Community online anmelden und verwalten. Nur dann ist garantiert, dass Sie zum Beispiel verfolgen können, in welchem Status sich Ihre Prüfungsanmeldung oder Bearbeitung befindet und Ihre Anmeldung bei uns reibungslos prozessiert werden kann.

Ein Teil der erzielten Fortschritte führt zu einer erhöhten Funktionalität der Systeme für die internen Abläufe. Ein anderer Teil betrifft Verbesserungen, die für Sie direkt spürbar sind:

  • Die Prüfungsanmeldung über die Community ist mittlerweile für 90% der Prüfungszentren möglich. Melden Sie Prüfungen bitte fortan über die Community an und verzichten Sie auf eine parallele Meldung per E-Mail oder Telefon. Erst wenn sich konkrete technische Probleme beim Anmeldungsvorgang ergeben, sollten Sie sich per E-Mail an service(at)telc.net wenden. Nach dem 30.09.2021 ist eine Prüfungsanmeldung per E-Mail voraussichtlich nicht mehr möglich.
  • An- und Nachmeldungen für Prüfungen in der Community werden nun per E-Mail automatisch bestätigt.
  • Sie können den Status Ihrer Prüfungsanmeldung und Prüfungsbearbeitung über die telc Community verfolgen.
  • Wenn Sie sich in Ihrer Rolle als Prüfer/Bewerter/in einloggen, können Sie Ihre Lizenzen einsehen.
  • Templates im neuen Format können von den Prüfungszentren in der Community hochgeladen werden.
  • Versand von Prüfungsunterlagen: Die genannten technischen Fortschritte, die Einführung verschiedener Arbeitszeitmodule und die Aufstockung mit Teilzeitkräften in unserem Versand werden für Sie in den kommenden Wochen zu einer zunehmenden Verbesserung bei der Zustellung der Prüfungsunterlagen führen. Sie erhalten die Unterlagen im Laufe des Oktobers wieder 3-5 Tage vor dem Prüfungstag.
  • In Kürze geben wir Ihnen kleine Video-Tutorials für die neue Online-Welt an die Hand. Bereits jetzt finden Sie unter dem folgenden Link eine Einführung in die neue Online-Welt: https://www.telc.net/nc/neue-telc-online-welt.html.

Unsere konkreten Handlungsempfehlungen werden weiterhin aktualisiert. Bitte geben Sie unsere Informationen und Empfehlungen an Ihre Netzwerkpartner weiter. Vielen Dank.

Mit den besten Grüßen

Jürgen Keicher

Geschäftsführer 

 


telc-Prüfungen – Fragestellungen und Handlungsempfehlungen (bis 30.09.2021): 

DTZ-Prüfungen werden stets prioritär und regulär abgewickelt. Auch hier kann es zu einer kurzfristigeren Zustellung der Prüfungsunterlagen kommen.
Bitte melden Sie neue Prüfungen ab sofort wieder über die telc Community an. Melden Sie Ihre Prüfung bitte nur zur Not und einmalig über die E-Mail-Adresse service(at)telc.net an; Betreff: Anmeldung DTZ + Prüfungsdatum. 

Wenn Sie sich das erste Mal in der telc Community anmelden möchten:

Die neue telc Community ist nach den neuesten Datenschutzrichtlinien entwickelt worden. Um die unerwünschte Weitergabe von Codes und Passwörtern zu verhindern, ist Ihre individuelle E-Mailadresse mit dem selbstgewählten Passwort das eindeutige Identifikationsmerkmal für die neue telc Community. Bitte achten Sie darauf, dass Sie die E-Mailadresse nur einmal verwenden. Eine Doppelnutzung z. B. als Prüfer*in und Administrator*in ist nicht möglich.

Prüfungsunterlagen können derzeit noch sehr kurzfristig eintreffen. Eine Lieferung bis drei, zwei oder ausnahmsweise einen Tag vor der Prüfung ist möglich, bis die Optimierung im Versand (s.o.) Wirkung zeigt: 

  • Bitte sehen Sie möglichst von Anfragen zum Verbleib der Unterlagen zur gewohnten Frist ab. 
  • Wenn die Prüfungsunterlagen nicht bis spätestens 14 Uhr am Vortag der Prüfung angekommen sind, bitten wir Sie möglichst:

a) den Teilnehmenden und Prüfenden abzusagen, oder 

b) den Versand der Prüfungsunterlagen per E-Mail anzufordern. Dafür senden Sie bitte eine E-Mail an: service(at)telc.net; Betreff: Auftragsnummer, falls vorhanden. Dies ist leider nur für telc Prüfungen, nicht für den DTZ möglich.

Wir wissen, beide Optionen sind nicht optimal. Wir bitten Sie herzlich, dies in der jetzigen schwierigen Phase mitzutragen.

Nachholen von ausgefallenen Prüfungsterminen: 

  • Bitte schicken Sie zunächst eine E-Mail an service(at)telc.net, falls eine angemeldete Prüfung aufgrund (s. o.) nicht rechtzeitig eingegangener Prüfungsunterlagen ausfallen musste; Betreff: Prüfungsausfall + geplantes Prüfungsdatum.
  • Den Ersatztermin legen Sie bitte frühestens auf Mitte Oktober oder später. Melden Sie dann die Prüfung über die telc Community an. Im Bemerkungsfeld geben Sie bitte an, dass es sich um eine einmalig nicht berechnete Ersatzprüfung handelt.
  • P.S. Falls es dann noch Zugangsschwierigkeiten geben sollte, melden Sie den Ersatztermin bitte per E-Mail an: service(at)telc.net; Betreff: Nachholtermin + Prüfungstag + Prüfungsname.

Prüfungsunterlagen sind zu spät angekommen:

  • Sie können entweder die Prüfungsunterlagen zurückschicken, oder Sie bewahren die Prüfungsunterlagen für den Ersatztermin ohne Berechnung sicher und verschlossen auf. Bitte informieren Sie uns dann per E-Mail an service(at)telc.net, dass Sie einen neuen Prüfungstermin haben. Im Mailtext geben Sie bitte an, ob Sie weitere Unterlagen benötigen oder nicht; Betreff: Nachholtermin + Prüfungstag + Prüfungsname.

Prüfungsunterlagen sind doppelt angekommen: 

  • Bitte schicken Sie uns den gedoppelten Satz Prüfungsunterlagen wieder zurück. 

Rechnungsstellung:

  • Die Rechnungsstellung wird ab Oktober wieder regulär aufgenommen. Derzeit erwarten wir eine bis zu 6 Wochen verzögerte Rechnungsstellung. 

Zertifikatsausstellung, Auswertungsfristen:

  • Aufgrund des zuletzt entstandenen Rückstaus kann es noch zu Verzögerungen bei der Auswertung der Prüfungen und damit bei der Zertifikatszustellung kommen. Bitte rechnen Sie bei telc Prüfungen vorübergehend mit 6–7 Wochen, beim DTZ sind es 3-4 Wochen. Deutsch C1 HoS wird weiterhin in der Bearbeitung vorgezogen, ist aber auch verzögert. Hier sind es 3–6 Wochen.

Zertifikatskorrekturen, Duplikate und sonstige Auskünfte:

  • Zertifikatskorrekturen und das Ausstellen von Duplikaten erfolgen derzeit ebenfalls stark verzögert. Bitte rechnen Sie noch bis Ende Oktober mit längeren Wartefristen.

Kompensationsleistungen:

  • Nicht erbrachte Leistungen werden von uns nicht berechnet. Prüfungen (Prüfungstermine), die aufgrund fehlender Unterlagen nicht stattgefunden haben und bei gleichbleibender Teilnehmendenzahl wiederholt werden, berechnen wir ebenfalls einmalig nicht.

Frankfurt, 27.09.21

Mit besten Grüßen
Ihr telc Team Prüfungsverarbeitung

 

 

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