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September 2021

telc Systemumstellung

Handlungsempfehlungen für telc Lizenzpartner (Update 21.09.2021)

 

Liebe Kundinnen, Kunden und Partner der telc gGmbH,

wir bitten Sie an dieser Stelle vor allem anderen um Entschuldigung für die großen Unannehmlichkeiten, die unsere leider unvollkommene Systemumstellung in den vergangenen drei Wochen bei Ihnen ausgelöst hat. Wir konnten Ihnen in dieser Zeit nicht die Zusammenarbeit und die Servicequalität bieten, die wir über die Jahre aufgebaut haben und die Sie von uns gewohnt sind. Das bedauern wir aufrichtig. Wir tun alles in unserer Macht stehende dafür, Ihr volles Vertrauen wiederzugewinnen.

Die guten Fortschritte bei den intensiv laufenden, aber noch nicht abgeschlossenen Arbeiten am neuen Betriebssystem und am neuen Online-Portal sind für Sie nicht alle sofort sicht- oder spürbar, weil sie zum Teil erst im Zusammenhang wirksam werden. Ich kann Ihnen versichern, dass das komplette telc Team und unsere Dienstleister entschlossen darauf hinarbeiten, die aktuellen Mängel bis Ende September zu beheben.

Ganz oben auf unserer Prioritätenliste steht die Online-Prüfungsanmeldung und die Bereitstellung aller Funktionalitäten in der telc Community. Unsere Teams Lager/Logistik sowie Auswertung/Ergebnisse arbeiten gleichzeitig den zuletzt aufgelaufenen Rückstau ab. 75% davon sind geschafft. Parallel müssen die laufenden und kommenden Prüfungstermine abgesichert werden. Aufgrund der zahlreichen Rückfragen und Beschwerden ist unsere Telefonanlage schnell überlastet und unsere Erreichbarkeit via E-Mail derzeit nicht gut. Es kann auch noch zu Verzögerungen bei der Zustellung von Unterlagen, bei der Auswertung von Ergebnissen und zu einzelnen Schwierigkeiten bei der Online-Prüfungsanmeldung kommen.

Wir brauchen noch etwas Zeit, und bitten dafür um Ihre Geduld. Wenn Sie frei und flexibel sind in der Festlegung neuer Prüfungstermine, dann melden Sie b.a.w. für September und Oktober nicht neu an. Das betrifft nicht den Deutsch-Test für Zuwanderer. Dessen korrekte Durchführung und Administration haben wir gesichert.

Wir aktualisieren unsere konkreten Handlungsempfehlungen mehrmals pro Woche. Bitte geben Sie unsere Informationen und Empfehlungen an Ihre Netzwerkpartner weiter. Vielen Dank.

Mit den besten Grüßen

Jürgen Keicher
Geschäftsführer 


telc Handlungsempfehlungen (Update 21.09.2021)

DTZ-Prüfungen: werden stets prioritär und regulär abgewickelt. Es kann hier lediglich zu einer kurzfristigeren Zustellung der Prüfungsunterlagen kommen. Sollten Sie keinen Zugriff auf die telc Community haben, melden Sie Ihre Prüfung bitte an über die E-Mail-Adresse:service(at)telc.net; Betreff: Anmeldung DTZ + Prüfungsdatum. 

telc-Prüfungen – Fragestellungen und Handlungsempfehlungen (bis 30.09.2021): 

Wenn Sie sich das erste Mal in der telc Community anmelden möchten:

Die neue telc Community ist nach den neusten Datenschutzrichtlinien entwickelt worden. Um die unerwünschte Weitergabe von Codes und Passwörtern zu verhindern, ist Ihre individuelle E-Mailadresse mit dem selbstgewählten Passwort das eindeutige Identifikationsmerkmal für die neue telc Community. Bitte achten Sie darauf, dass Sie die E-Mailadresse nur einmal verwenden. Eine Doppelnutzung als z. B. Prüfer*in und Administrator*in ist nicht möglich.

Anmelden von Prüfungen / Nachmelden von TN / Übermittlung von Templates – gelingt nicht über die Community:

Bitte übermitteln Sie den Vorgang per E-Mail an: service(at)telc.net; Betreff: Prüfungsanmeldung / Nachmeldung / Template-Übermittlung + Name der Prüfung; z. B.: telc Deutsch C1 Hochschule + Prüfungsdatum + ggf. Auftragsnummer.

Bitte beachten Sie, dass Sie bei einer Anmeldung per E-Mail keine automatische Eingangsbestätigung erhalten. Ihre Anmeldung wird direkt an die zuständigen Sachbearbeitenden weitergeleitet und bearbeitet.

Falls Sie uns ein Template mit personenbezogenen Daten übermitteln, beachten Sie dabei bitte die datenschutzrechtlichen Vorgaben. Entsprechend können Sie das Template passwortgeschützt schicken und in einer separaten E-Mail das Passwort mitteilen.

(Diese Übergangslösung ist befristet für die Zeit der technischen Beeinträchtigung des üblichen Online-Übermittlungsverfahrens. Sobald die telc Community wieder voll einsatzbereit ist, gilt ausschließlich der gesicherte Übertragungsweg über das Online-Portal.)

Falls Sie prophylaktisch eine bereits angemeldete Prüfung stornieren möchten, so berechnen wir diese nicht.

Prüfungsunterlagen können derzeit sehr kurzfristig eintreffen. Eine Lieferung bis drei, zwei oder sogar einen Tag vor der Prüfung ist möglich: 

Bitte sehen Sie möglichst von Anfragen zum Verbleib der Unterlagen zur gewohnten Frist ab. 

Wenn die Prüfungsunterlagen aus unserer Sicht, bis spätestens 14 Uhr am Vortag der Prüfung nicht angekommen sind, bitten wir Sie:

a) den Teilnehmenden und Prüfenden abzusagen, oder 

b) den Versand der Prüfungsunterlagen per E-Mail anzufordern. Dafür senden Sie bitte eine E-Mail an: service(at)telc.net; Betreff: Auftragsnummer, falls vorhanden. 

Wir wissen, beide Optionen sind nicht optimal. Wir bitten Sie herzlich, dies in der jetzigen schwierigen Phase mitzutragen.

Nachholen von ausgefallenen Prüfungsterminen: 

Bitte schicken Sie zunächst eine E-Mail an service(at)telc.net, falls eine angemeldete Prüfung aufgrund (s. o.) nicht rechtzeitig eingegangener Prüfungsunterlagen ausfallen musste; Betreff: Prüfungsausfall + geplantes Prüfungsdatum.

Den Ersatztermin legen Sie bitte auf Anfang Oktober oder später. Melden Sie dann die Prüfung über die telc Community an. Im Bemerkungsfeld geben Sie bitte an, dass es sich um eine einmal nicht berechnete Ersatzprüfung handelt.

P.S. Falls es dann noch Zugangsschwierigkeiten geben sollte, melden Sie den Ersatztermin bitte per E-Mail an: service(at)telc.net; Betreff: Nachholtermin + Prüfungstag + Prüfungsname.

Prüfungsunterlagen sind zu spät angekommen:

Sie können entweder die Prüfungsunterlagen zurückschicken, oder Sie bewahren die Prüfungsunterlagen für den Ersatztermin ohne Berechnung  sicher und verschlossen auf. Bitte informieren Sie uns dann per E-Mail an service(at)telc.net, dass Sie einen neuen Prüfungstermin haben. Im Mailtext geben Sie bitte an, ob Sie weitere Unterlagen benötigen oder nicht; Betreff: Nachholtermin + Prüfungstag + Prüfungsname.

Prüfungsunterlagen sind doppelt angekommen: 

Bitte schicken Sie uns den gedoppelten Satz Prüfungsunterlagen wieder zurück. 

Rechnungsstellung:

Die Rechnungsstellung wird ab Oktober wieder regulär aufgenommen. Derzeit erwarten wir eine bis zu 6 Wochen verzögerte Rechnungsstellung. 

Zertifikatsausstellung, Auswertungsfristen:

Es kann zu Verzögerungen bei der Auswertung der Prüfungen und damit bei der Zertifikatszustellung kommen. Bitte rechnen Sie vorübergehend mit 4–7 Wochen. Deutsch C1 HoS wird weiterhin in der Auswertung vorgezogen, ist aber auch verzögert. Hier sind es 3–6 Wochen.

Zertifikatskorrekturen, Duplikate und sonstige Auskünfte:

Zertifikatskorrekturen und das Ausstellen von Duplikaten erfolgen derzeit ebenfalls stark verzögert. Bitte rechnen Sie mit längeren Wartefristen. 

Kompensationsleistungen:

Nicht erbrachte Leistungen werden von uns nicht berechnet. Prüfungen (Prüfungstermine), die aufgrund fehlender Unterlagen nicht stattgefunden haben und bei gleichbleibender Teilnehmendenzahl wiederholt werden, berechnen wir einmalig nicht.

Frankfurt, 21.09.21

Mit besten Grüßen
Ihr telc Team Prüfungsverarbeitung

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